En este área nos centramos en los detalles de trascendencia externa prestando principal atención a los siguientes puntos:

Centrándonos en la atención  en el evento, todo personal que participe en su creación, lleva una camiseta distintiva al resto del público, y aparece la imagen de “la mascota” que anima nada más empezar el evento para que la gente entre con actitud positiva y alegre y así que funcione lo mejor posible el día.

A la llegada de los participantes se les explica el horario en el que se van a realizar las diferentes actividades para así conseguir una buena organización por parte de los creadores y de los participantes del evento y, en consecuencia, perder el menor tiempo posible.

A su vez, hay un tablón o valla publicitaria donde se cuelga el proceso de todo el día ( aquí aparecen horarios de: almuerzo, descansos, bailes, premios… y todo el proceso del evento en general), al igual que un flyer de los dados a los participantes en color.

En ese mismo momento se les ofrece a los participantes camisetas para diferenciarse del resto de personas. En ellas aparece: nombre del evento, logo (por delante) y patrocinadores (por detrás).

(IMAGEN CAMISETAS) BLANCA→  PARTICIPANTES; NARANJA→  ORGANIZADORES

           

Debemos saber bien quién es el encargado de cada una de las áreas del evento, y saber cuáles son las funciones que desempeña cada una de las personas que organizan el evento para que ese día todo fluya correctamente.

Es de mucha relevancia cuidar los horarios acordados para ese día, pues si todo lo realizamos durante las horas previstas, tendremos un mayor control del evento en general.

Con respecto al protocolo, todo el personal encargado del evento lleva una indumentaria que le diferencie tanto de los participantes como de los viandantes: árbitros, seguridad, cronometradores, socorristas, encargados de fotografía y vídeo, de la zona música y responsables de cada una de las áreas. Cada uno de esos grupos va a llevar una vestimenta concreta para el evento, necesitamos que se les diferencie del resto y que los participantes sepan con quién está hablando cada vez que se dirijan a uno de ellos (camiseta naranja). Todos además llevan una acreditación, concretamente,  una tarjeta colgada del cuello donde ponemos el nombre y la función que desempeña en el evento.

Ejemplo de la acreditación:

DANIEL DEVESA RESPONSABLE  ÁREA MÁRKETING Y TÉCNICA

A continuación hablaremos de los medios de comunicación.

Es un punto de mucha relevancia, pues sin ellos no se podría llevar a cabo el evento. Álvaro López y José Albadalejo nos ayudan a que el evento salga a la luz, mediante fotos del día y vídeo de los torneos, bailes, almuerzo y finalmente entrega de trofeos.   

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El vídeo y las fotos serán publicados en la página del ies 8 de marzo→ actividades TAFAD,  al igual que en la página youtube para enseñar a todo el mundo el funcionamiento del día.

Ambos encargados podrán moverse por todo el evento con total libertad con la finalidad de captar los mejores momentos, facilitándole su trabajo en todo momento,  y siendo necesaria su presencia a lo largo de todo el día.

Siguiendo con el punto de patrocinio, hablamos de los colaboradores que van a ayudarnos a que se pueda realizar el evento tanto económicamente como materialmente.

McDonals , el cual aporta material (mesas, alguna silla y bebida); escuela de baile NEW GENERATION , que tiene la función de bailar en el evento para animar al público (aportación física), el Bar Jesús II , de vital importancia dada su aportación económica para la realización del evento, Eventos Sound, del que obtendremos una aportación material, en concreto, de un equipo de música y todo lo relacionado a la instalación del equipo de música, micrófonos, altavoces…

En cuanto a la difusión y publicidad del evento, está promocionado en la página web del ies 8 de marzo, en TAFAD, desde  la cual se puede informar todo el que esté interesado en ir a verlo, sea de Alicante o no, pues es una página pública a la que puede entrar cualquier persona.

Nuestro evento está publicitado con flyers que se reparten  directamente a nuestro público objetivo (gente deportista, alumnos TAFAD), en ellos se incluye una información clara, breve y concisa (nombre del evento, horarios, dinero  para participación y explicación de qué se va a hacer con el dinero recaudado de  2, 5 €).

Ya mencionado anteriormente, se va a hacer un vídeo del evento donde se enseñe toda la actividad que se va a realizar, contando para ello con personas especializadas en el sector de la imagen. Con esto conseguiremos una mayor difusión del evento ya realizado, será publicado en youtube tras su finalización.

Por supuesto, nuestros participantes tendrán obsequios para recordar el día, empezando por las camisetas que se les entrega al inicio del evento y acabando con premios como medallas para todos y trofeo para los ganadores de los torneos.