A la llegada todos recibirán una camiseta personalizada para que se les diferencie. Colocaremos una zona con alimentos y bebida para los participantes, una zona de photocall en la que se podrán hacer tantas fotos como deseen, y otra zona con información del evento, valla publicitaria, con (flyers, horarios…) para que cualquier viandante pueda conocer el evento y para que nuestros participantes se sientan en todo momento acompañados e informados por los responsables de cada una de las áreas.
Colocaremos una zona con música para animar el ambiente, una escuela de baile va a colaborar con nosotros y va a animar a los participantes durante los descansos y almuerzo con actuaciones de baile divertidas.
En lo referente al deporte en sí, haremos rotaciones de tal forma que todos tendrán que participar en ambos deportes (Volley y Fútbol), realizando 4 partidos mínimos por grupo. De igual forma, todos los participantes pasarán por la zona de photocall, zona de almuerzo para coger energía tras mucho movimiento (descanso), zona trofeos etc...
Los responsables del evento seremos Jonathan Martínez, Daniel Devesa, Carla Romero, Alejandro Soler y Francisco Maestre.
La fecha propuesta es el 3 de diciembre. Si las condiciones meteorológicas nos impiden realizar el evento este lo pospondremos a la semana siguiente (10 de diciembre). El público objetivo al que va dirigido nuestro evento son alumnos de 1º y 2º de TAFAD (120 personas), gente activa, que vive en primera persona el deporte.
Como mascota contamos con la colaboración de una alumna y compañera de 2º de TAFAD, Elena Valls.
En cuanto al anagrama del evento hemos escogido un juego de palabras que da como resultado: Fut-Voll playa, elegimos éste para unir la palabra fútbol y Volley, solo con las letras iniciales de los dos deportes de los que consta nuestro evento.
ESTRUCTURA DEL EVENTO
En el organigrama se observa que la coordinación de la Jornada recae en Carla Romero (coordinadora-organizadora principal del evento). Llevará el área económico-jurídico. Las tareas relacionadas con la búsqueda de patrocinios, obtención de permisos y licencias, recae en la persona de Daniel Devesa, mientras que Alejandro Soler es responsable de los Recursos Humanos y del correcto desarrollo de las actividades físico-deportivas previstas…
Daniel Devesa, segundo responsable del evento que será el encargado del área de Marketing y Técnica. Su ayudante de área es Alejandro Soler. Ambos desempeñarán diferentes funciones dentro de las dos áreas, pero siempre la responsabilidad de que todo funcione recae sobre Daniel.
Y por último, colocamos a Paco Maestre como segundo responsable, siempre acompañado de su ayudante Jonathan Martínez, Serán los encargados de las áreas de Infraestructuras y logística.
PUESTOS DE TRABAJO
Carla Romero es la máxima responsable. Su función es la de coordinar cada paso del evento desde su creación, empezando por la búsqueda de permisos, infraestructuras donde realizar el evento… y acabando con la participación y ayuda en todo el evento en sí.
Los segundos responsables del evento son Daniel Devesa que se encarga del área de Marketing y Técnica y Paco Maestre que llevará el área económico-jurídica y Logística.
A su vez, como ayudante de Daniel Devesa encontramos a Alejandro Soler y como ayudante personal de Paco Maestre encontramos a Jonathan Martínez, ambos desarrollarán actividades más específicas del evento.
Así pues tenemos:
Carla Romero → organización área → económico-jurídica
Daniel Devesa→ comité ejecutivo→ área de marketing y técnica
Paco Maestre → comité ejecutivo→ área de infraestructuras y logística
Alejandro soler → comité ejecutivo→ área de marketing y técnica
Jonathan Martínez → comité ejecutivo→ área de infraestructuras y logística
CATEGORÍAS
Comité de honor → Playa de San Juan, Alicante. Gracias al clima de nuestra ciudad podemos disfrutar al aire libre de un día deportivo muy agradable, por lo que hemos seleccionado esta playa galardonada con “bandera azul” que muestra la calidad de ésta por ofrecer un espacio amplio, limpio, seguro, con acceso a servicios (W.C, chiringuito…), punto de agua potable…
Comité organizativo → De la parte organizativa la encargada es Carla Romero, su función es controlar todo el evento, colaborar con todos los que van a participar ese día, crear ideas y soluciones.
Comité ejecutivo → Los responsables del comité ejecutivo son: Daniel Devesa, Alejandro Soler, Jonathan Martínez y Paco Maestre. Serán los responsables de organizar todas las actividades y partes fundamentales del evento, éstos se encargarán de diversas actividades y áreas del evento que desarrollaremos más adelante.
JERARQUÍAS
En nuestro evento todos somos encargados de todas y cada una de las partes de la creación y buen funcionamiento del día deportivo de volley y fútbol playa.
En lo referente a la jerarquía ya vista anteriormente en el organigrama, Carla Romero es la encargada de controlar el evento en sí (organizador→ área económico-jurídica), contando con la ayuda de la segunda categoría de responsables o el segundo puesto en nuestro organigrama: Daniel Devesa y Paco Maestre (comité ejecutivo→ responsables de un área en concreto).
Estos a su vez serán responsables de garantizar el orden y ayudar a la tercera categoría que está formada por Alejandro Soler y Jonathan Martínez, encargados de organizar una serie de tareas(comité ejecutivo → responsables de un área), siempre respaldados por la primera y la segunda categoría de responsables, ya que todos en realidad vamos a ayudar en cada una de las partes del evento para conseguir que el día sea lo más óptimo posible y garantice el éxito de la diversión en la gente que se anime a participar en los partidos de volley y de fútbol en la playa.
El objetivo de la creación de esta jerarquía es principalmente es lograr organizar lo mejor posible el evento creando unas tareas determinadas para cada uno de los miembros del equipo y así conseguir una mejor coordinación en cada una de las áreas a organizar.
FUNCIONES
En primer lugar tenemos a Carla Romero, cuya función ya dicha anteriormente es la de organizar todo el evento, desde su inicio hasta el final de éste. Pero profundizando más en todas y cada una de sus funciones, se encarga del área económico-jurídica → en este área se encarga de primero diseñar el evento y de la organización humana que se encarga de realizarlo.
También de algo tan importante como es la planificación de los costes generales del evento. En esto su función es la de pedir a los participantes (en este caso alumnos TAFAD) del torneo de volley y fútbol playa la cifra de 2,5 euros que serán destinados para almuerzo y bebida e incluso para decorado o material extra necesario, en definitiva, se encargará de ver todos los costes, gastos e ingresos del evento antes de llevarlo a cabo.
Otra de las funciones que desempeña, y una de las más importantes para que el evento se lleve a cabo es la de pedir los permisos necesarios. En nuestro caso puesto a que el lugar donde se realiza el evento es público, no necesitamos un permiso para realizarlo, es más, no conceden este tipo de permisos. En cambio, sí que necesitaremos permisos para lo que es la zona de música, para conectar altavoces, micros etc…
Como segundos responsables tenemos a Daniel Devesa y a Paco Maestre. Centrándonos en Daniel Devesa, es el encargado y responsable del área de Marketing y técnica, contando con la ayuda de Alejandro Soler → En lo referente al área de Marketing, la función de éste es la de representar el evento en sí (imagen, protocolo, publicidad…).
En protocolo, se encargará Daniel Devesa de las recepciones del personal, así como de los obsequios que se les ofrecerá a los ganadores de las pruebas por equipo de volley y fútbol playa.
A su vez, Alejandro Soler se estará encargando de las acreditaciones que se les ofrecerá a los participantes del evento y de prestar la atención necesaria a éstos.
Ambos llevarán el tema de publicitar el evento, mediante flyers, camisetas para los participantes (con el nombre, día y patrocinadores del evento), fotos-vídeo (Álvaro López y Adrián Rincón) , y charlas sobre en qué va a consistir el evento para que todos se animen a participar.
En lo referente al área de técnica→ será donde Daniel Devesa y Alejandro Soler tendrán mayor responsabilidad, ya que en éste área recae toda la responsabilidad de que haya una óptima celebración del evento. Aquí recae la responsabilidad sobre Daniel Devesa de mantener el buen funcionamiento y ayudar a los participantes, a los árbitros (Ainoa Codina), cronometradores (Marc Cuevas)… todo el grupo en sí.
Alejandro Soler tendrá el control general de horarios de cada partido, tanto volley como fútbol y del servicio médico, que contaremos con un enfermero titulado (Pablo Soler).
En tercer lugar tenemos a Paco Maestre y Jonathan Martínez, encargados del área de infraestructuras y de logística. En lo referente al área de logística → ambos responsables se encargarán de la organización interna del evento, pero Paco Maestre será el encargado del tema de movilidad desde el centro ies 8 de marzo hasta la playa de San Juan de Alicante donde se realizará el evento, de este tema se hablará en una reunión con la dirección del centro (para solicitar permisos para conseguir un autobús) y con los responsables de los alumnos durante el día del evento para comunicarles que dicho día sus alumnos asistirán al evento y se pasará lista para corroborar que han asistido.
En cambio, Jonathan Martínez será el que reúna a las azafatas del evento para comunicarles su función, su lugar de trabajo en cada hora de éste, sobre todo a la hora de entrega de trofeos y para la ayuda de la distribución de los participantes durante el evento.
En el área de infraestructuras → Ambos serán los responsables de la preparación de todas las infraestructuras necesarias y del acondicionamiento del evento.
Paco Maestre se encarga de colocar al personal de seguridad durante el evento→ coordinador de seguridad, a los colaboradores de “almuerzo”, de zona premios…
Aquí Jonathan Martínez tendrá como función el coordinar el equipamiento deportivo que vamos a realizar (camisetas con publicidad del evento).
RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la coordinación recae en Carla Romero ya que como hemos dicho anteriormente lleva la parte de organización del evento, por lo que tendrá que dirigir bien su área (económica-jurídica) y a la vez informar a los responsables de las demás áreas de las funciones que desempeñarán.
Daniel Devesa y Paco Maestre, encargados principales en la jerarquía impuesta anteriormente, tendrán como principal responsabilidad las áreas de Marketing, Técnica, Logística e Infraestructuras
A su vez, Alejandro Soler y Jonathan Martínez se encargarán de intervenir en ciertos aspectos de las áreas anteriormente nombradas, realizando unas actividades determinadas pactadas con los responsables de dichas áreas.
CALENDARIO
- Permisos → última semana de octubre comenzamos a pedir permisos como son transporte, música, materiales… (26/10-30/10)
- Colaboradores → en proceso, fecha límite para tener ya todos los colaboradores pactados (15/10)
- Publicidad→ primera semana de octubre se comenzará a agilizar el tema de publicidad (camisetas, flyers..) que repartiremos el día del evento. (02/11-06/11).
